Suvi on õnneks lõpuks juba käega katsuda, veel jõuab planeerida ettevõtte suvepäevi aga ürituste korraldaja pilk on juba sügises ja jõuludes.
Andres Torm on Eesti üks hinnatumaid sündmuste juhte, kelle graafik juba järgmiseks aastaks täis ja välja müüdud, kes juhtinud rohkem kui 1000 erinevat üritust ja kes ka inimesena laia silmaringi ja väga mõnusa suhtlusstiiliga:) Esitame talle mõned küsimused, mis annavad veidi suunda sellele, kuidas korraldada üht meeldejäävat ja sisukat sündmust.
Andres, Sina oled Eesti üks hinnatumaid õhtujuhte. Kas Sa oskaksid välja tuua selle, mis Sinu hinnangul teeb ühe sündmuse õnnestunuks – kus emotsioon on mõnus ja inimestele jääb see meelde positiivse mälestusena?
See on nagu üks hea toiduretsept – maitsed ja intensiivsus tasakaalus, aga mitte liiga palju erinevaid komponente. Tooraine valik on alati tähtsal kohal!
Aga tegelikkuses hakkab sündmus/üritus pihta juba kutsest. Ma usun, et kui siin olla originaalsed, siirad ja pühendunud, siis on oodata ka kõrget osavõtjate arvu ja ootust sellele päevale/õhtule.
Enda inimesi või kliente peab tundma – kas pigem tõesti pidu-pidu või midagi minimalistlikku. Kas anda rohkem aega suhtluseks või pakkuda rohkem meelelahutust…Kas pakkuda Michelini tasemel lauda teenindust või tänavatoidu stiilis vahetut suhtlust ja rohkem liikumist. Neid küsimusi on palju, aga usun, et mida rohkem neid küsida, seda parem on tulemus.
Peoõhtul või päeval on minu arvates kõige olulisem paindlikkus ja võime korraldajatel (sh kõik, kes on „köögipoolel“) käituda vastavalt dünaamikale ja olla valmis alati ootamatusteks. Ennekõike on see minu enda ja ka teiste kohalolek – ma tõesti olen kohal oma mõtete ja tegudega:)!
Viimase aja eredaim seik mõnel sündmusel:)
Eks neid jagub, aga hetkel tuli selline seik meelde….Mõni aeg tagasi toimus kolme riigi vaheline konverents kahekeelsena. Kohal olid ka riiklikul tasemel ministrid ja kantslerid. Nagu tavaliselt ikka algavad konverentsid tervituste ja avasõnadega aukülaliste poolt. Minut enne lavale minekut olin just üle vaatamas nimesid ja ametikohtasid ning üldist kava. Tegin mõned kiired hingamisharjutused ja hakkasin juba lavale minema kui üks korraldajatest võttis mu käest kinni ja küsis, et kes mul nimekirjas on, keda lavale kutsun? Endal juba mõnus adrenaliin sees näitasin paberit ja nimesid ning selgus, et viimasel hetkel oli ühe riigi ministri asemel kohale tulnud kantsler. Info polnud edasi liikunud ja teine nimi oli ka parajalt keerukas, mida hääldada. Aga paari sekundiga sai nimi kirja ja kohe lavale. Eks see ketras veel mitu korda peas ja kummitas korralikult. Õnneks läks õigel ajal nimi ja hääldus ka pihta ning ega sellest rohkem peale minu ja korraldaja teada saadudki….:).
Ja kui olekski valesti läinud, siis poleks ka maailma lõpp olnud, aga…
Ise korraldamine versus agentuuri abi kasutamine – olles ilmselt näinud nii ühtesid kui teisi sündmusi, mis Sa arvad? (ei oota kallutatud vastust:)
See on vist igas eluvaldkonnas filosoofiline küsimus:)! Aga lühidalt enda kogemus ütleb, et rahva arvust ja tehnilise keerukuse ülesehitusest. Sõltuvalt sellest peaks otsuse tegema. Lisaks aja planeerimisest, kontaktide võrgustikust ja ka vastutusest.
Alates 30 kuni 40-st inimesest umbes võiks (samas toimuvad messid, mida tehakse edukalt ise) kasutada kindlasti agentuuri abi. Tehnilise poole pealt sõltub video, heli ja valguse keerukuse ning ettevalmistusprotsessi nõudlikkusest. Tavaliselt tunnetab selle klient ära kui asjad hakkavad üle pea kasvama J. Kuna info on kõigile kättesaadav, siis ka agentuuridel ja korraldajatel on üha suurem väljakutse pakkuda ideid ja visioone, mida „põlve peal“ päris ei teosta. Tegelikult on samad väljakutsed nii õhtujuhile, cateringile kui ka teistele osapooltele.
Kui palju ettevalmistused tegelikult aega võtavad – seda kõike tuleb ausalt hinnata ja kalkuleerida. Pigem oleks aega isegi mõistlikum investeerida aega õige korraldaja leidmiseks, et tekiks usaldus ja inimlik kontakt. Mingil määral oleks see nagu uue kolleegi või töötaja palkamine ettevõttesse.
Korraldaja ja kliendi vahel peab „klikkima“. Kui kiiresti ollakse harjutud vastama e-kirjadele. Kui tihti koosolekuid – kas üldse? Kas klient tahab pidevat ülevaadet korraldusetappidest või mitte?
Mis on Sinu hinnangul ühel firmaüritusel must ehk siis ilma milleta tõenäoliselt see pidu käima ei lähe – on see õhtujuht, bänd, DJ, peo sidus ülesehitus või veel midagi muud?
Eeskuju. Olgu see siis enda töötajate pidu või kliendi vastuvõtt. Inimesed peegeldavad signaale ja kui peole kutsujad saavad ja oskavad ise ka nautida õhtut, siis see on väga suureks eelduseks.
Ma võib-olla kordan ennast ja on klišee, aga tasakaal meelelahutuse ja lihtsalt olemise vahel võiks olla samuti üks võti.
Inglise keeles öeldakse, et „Devil is in he details“ – peab nõustuma:)!
Kas Sa oskad välja tuua mingit läbivat möödalaskmist ettevõtte peol/sündmusel, mida oled korduvalt näinud?
Teatud formaatidel ei saa liiga rangelt olla ajakavas kinni – tuleb tunnetada ja vaadata kohapeal vastavalt energiale.
Söök ja jook koguseliselt peaks olema alati korralikult kaetud enne kui panustatakse meelelahutusse. Tühja kõhuga ei naudiks ka täiel rinnal maailmanimesidJ.
Hea pidu lõppeb alati siis kui natukene sooviks veel. Sama reegel kehtib kogu meelelahutusele. Üllatusartisti mõjumine ja energia võib olla palju parem näiteks mõne looga, kui et teha tund aega jutti.
Suur aitäh Andresele!