Autor: Event Point

Kuigi sel aastal toimub kõik võib-olla veidi teisiti – kas veidi hiljem tavapärasest, veidi teises formaadis, veidi erinevas asukohas – siis üks on kindel – meeles pidamine ja ühised üritused on olulised. Seda on väljendanud kõik meie kliendid, eriti need, kel kevadised-suvised üritused pidamata jäid. Ja see kõik on tehtav ka praegustes tingimustes, nõuab vaid veidi rohkem läbi mõtlemist ja planeerimist:) Siin saame tulla meie oma agentuuriga appi – võta julgelt ühendust!

Anname allpool mõned head nõuanded, mida silmas pidada, et firmapidu tuleks selline, et pärast on mida meenutada (selle kõige paremas tähenduses);)

Virtuaalne pidu

Kõige lihtsam moodus, kuidas siiski pidu korraldada arvestades hetkeolukorda. Saata ette mõnusad ja maitsvad ampsud, salajased jõulukingid jõuluvanalt. Lisaks on võimalik alati teha hübriidüritus, kus osa töötajaid on n.ö peokohas ja teised liituvad siis nendega virtuaalselt.

Tehke ühistegevusi

Kindlasti ei kujuta me keegi ette, et samuti nagu istume koosolekutel Zoomis samas vormis tuleb ka meie ettevõtte jõulupidu. Siin on võtmeks igal võimalikul moel kaasata kõiki töötajaid aktiivselt osalema. Kasvõi näiteks koos piparkooke kaunistama, kokteile segama või ka piparkoogimaja ehitama.

Mis tegevusi?

Meie endi kogemus ja soovitus on see, et juba enne pidu teevad töötajaid ettevalmistusi selleks, et peol pidulikult tuua välja tulemus, mis liidab kõiki. Näiteks fotode näol, mis on varasemalt pildistatud ja ette saadetud vastavalt juhistele ja millest peo käigus kujuneb ettevõtte logo:) Või siis ühine kahoot kõikide osalejate vahel otselülitustega erinevatesse kohtadesse, kooskokkamine koos profikokaga. Võimalusi kõiki kaasata on täpselt niipalju, kui sina ja su ürituste korraldamise partner suudate välja mõeldaJ

 Ühistegevused vabas õhus

Vabas õhus koos olla on tore ja lubatud! Olenevalt seltskonna suurusest ühine uisuvälja külastus ja sooja kakao joomine peale seda, mõni kihvt maastikumäng või meeskondlik tegevus metsas – kõik sõltub sellest, kes on teie inimesed ja mida nad eelistavad.

 Pidage meeles ja tunnustage

Kas on see siis sotsiaalsete kategooriatena (aasta parim kolleeg), ajalises vaates (5, 10, 15 aastat ettevõttes töötanud) või hoopiski naljaga pooleks (parim kohvijooja vms) – see on juba vaba valik ja laske fantaasial julgelt lennata. Kuidas seda täpselt teha, kas kingituse, lisapuhkuse, rahalise tunnustusena – see on samuti valik. Ja kindlasti on hea meeles pidada ka kõiki teisi südamliku pöördumisega ettevõtte juhi poolt.

Olge valmis kiireteks otsusteks

Kuna kõik on kiires muutumises ja sõltub riigi üldisest olukorrast, siis tasuks planeerida üritus nii, et see toimub umbes 2 nädala pärast. Kiire planeerimine ja teostus on võimalikud, enamik teenusepakkujatest on valmis praegustes tingimustes kiireks koostööks. See annab reaalse võimaluse, et üritus toimub nii, nagu planeeritud ja ei ole vaja kõike uuesti üle ja ümber mõelda vastavalt mitu kuud hiljem tekkivale olukorrale.

 Kaasake vähemalt mõned professionaalid

Kui ürituse korraldamise ja ideestamisega saate ise suurepäraselt hakkama, siis soovitame kaasata profid teistes valdkondades. Hübriid- või virtuaalse ürituse puhul on äärmiselt oluline karismaatiline õhtujuht – et hoida inimeste tähelepanu ja meeleolu, viia läbi mõned ühistegevused läbi ekraani ja on-site. Lisaks tasub mõelda ka sellele, et kuna formaat on uus ja kindlasti tuleb seal ette ootamatusi, oleks hea kui kogenud ürituste korraldaja aitab kõike koordineerida kohapeal, ürituse toimumise päeval, et võtta maha õnnestumise pinge!

Need vaid mõned meie head mõtted:) Kui soovid lisa kuulda või meiega oma plaane arutada – oleme vaid telefonikõne või sõnumi kaugusel!

Teie sündmuste korraldajad,

Gerli ja Egerta

Andres Torm on Eesti üks hinnatumaid sündmuste juhte, kelle graafik juba järgmiseks aastaks täis ja välja müüdud, kes juhtinud rohkem kui 1000 erinevat üritust ja kes ka inimesena laia silmaringi ja väga mõnusa suhtlusstiiliga:) Esitame talle mõned küsimused, mis annavad veidi suunda sellele, kuidas korraldada üht meeldejäävat ja sisukat sündmust. 

Andres, Sina oled Eesti üks hinnatumaid õhtujuhte. Kas Sa oskaksid välja tuua selle, mis Sinu hinnangul teeb ühe sündmuse õnnestunuks – kus emotsioon on mõnus ja inimestele jääb see meelde positiivse mälestusena?

See on nagu üks hea toiduretsept – maitsed ja intensiivsus tasakaalus, aga mitte liiga palju erinevaid komponente. Tooraine valik on alati tähtsal kohal!
Aga tegelikkuses hakkab sündmus/üritus pihta juba kutsest. Ma usun, et kui siin olla originaalsed, siirad ja pühendunud, siis on oodata ka kõrget osavõtjate arvu ja ootust sellele päevale/õhtule.
Enda inimesi või kliente peab tundma – kas pigem tõesti pidu-pidu või midagi minimalistlikku. Kas anda rohkem aega suhtluseks või pakkuda rohkem meelelahutust…Kas pakkuda Michelini tasemel lauda teenindust või tänavatoidu stiilis vahetut suhtlust ja rohkem liikumist. Neid küsimusi on palju, aga usun, et mida rohkem neid küsida, seda parem on tulemus.
Peoõhtul või päeval on minu arvates kõige olulisem paindlikkus ja võime korraldajatel (sh kõik, kes on „köögipoolel“) käituda vastavalt dünaamikale ja olla valmis alati ootamatusteks. Ennekõike on see minu enda ja ka teiste kohalolek – ma tõesti olen kohal oma mõtete ja tegudega:)!

Viimase aja eredaim seik mõnel sündmusel:)

Eks neid jagub, aga hetkel tuli selline seik meelde….Mõni aeg tagasi toimus kolme riigi vaheline konverents kahekeelsena. Kohal olid ka riiklikul tasemel ministrid ja kantslerid. Nagu tavaliselt ikka algavad konverentsid tervituste ja avasõnadega aukülaliste poolt. Minut enne lavale minekut olin just üle vaatamas nimesid ja ametikohtasid ning üldist kava. Tegin mõned kiired hingamisharjutused ja hakkasin juba lavale minema kui üks korraldajatest võttis mu käest kinni ja küsis, et kes mul nimekirjas on, keda lavale kutsun? Endal juba mõnus adrenaliin sees näitasin paberit ja nimesid ning selgus, et viimasel hetkel oli ühe riigi ministri asemel kohale tulnud kantsler. Info polnud edasi liikunud ja teine nimi oli ka parajalt keerukas, mida hääldada. Aga paari sekundiga sai nimi kirja ja kohe lavale. Eks see ketras veel mitu korda peas  ja kummitas korralikult. Õnneks läks õigel  ajal nimi ja hääldus ka pihta ning ega sellest rohkem peale minu ja korraldaja teada saadudki….:).
Ja kui olekski valesti läinud, siis poleks ka maailma lõpp olnud, aga…

Ise korraldamine versus agentuuri abi kasutamine – olles ilmselt näinud nii ühtesid kui teisi sündmusi, mis Sa arvad? (ei oota kallutatud vastust:)

See on vist igas eluvaldkonnas filosoofiline küsimus:)! Aga lühidalt enda kogemus ütleb, et rahva  arvust ja tehnilise keerukuse ülesehitusest. Sõltuvalt sellest peaks otsuse tegema. Lisaks aja planeerimisest, kontaktide võrgustikust ja ka vastutusest.
Alates 30 kuni 40-st inimesest umbes võiks (samas toimuvad messid, mida tehakse edukalt ise) kasutada kindlasti agentuuri abi. Tehnilise poole pealt sõltub video, heli ja valguse keerukuse ning ettevalmistusprotsessi nõudlikkusest. Tavaliselt tunnetab selle klient ära kui asjad hakkavad üle pea kasvama J. Kuna info on kõigile kättesaadav, siis ka agentuuridel ja korraldajatel on üha suurem väljakutse pakkuda ideid ja visioone, mida „põlve peal“ päris ei teosta. Tegelikult on samad väljakutsed nii õhtujuhile, cateringile kui ka teistele osapooltele.
Kui palju ettevalmistused tegelikult aega võtavad – seda kõike tuleb ausalt hinnata ja kalkuleerida. Pigem oleks aega isegi mõistlikum investeerida aega õige korraldaja leidmiseks, et tekiks usaldus ja inimlik kontakt. Mingil määral oleks see nagu uue kolleegi või töötaja palkamine ettevõttesse.
Korraldaja ja kliendi vahel peab „klikkima“. Kui kiiresti ollakse harjutud vastama e-kirjadele. Kui tihti koosolekuid – kas üldse? Kas klient tahab pidevat ülevaadet korraldusetappidest või mitte?

Mis on Sinu hinnangul ühel firmaüritusel must ehk siis ilma milleta tõenäoliselt see pidu käima ei lähe – on see õhtujuht, bänd, DJ, peo sidus ülesehitus või veel midagi muud?

Eeskuju. Olgu see siis enda töötajate pidu või kliendi vastuvõtt. Inimesed peegeldavad signaale ja kui peole kutsujad saavad ja oskavad ise ka nautida õhtut, siis see on väga suureks eelduseks.
Ma võib-olla kordan ennast ja on klišee, aga tasakaal meelelahutuse ja lihtsalt olemise vahel võiks olla samuti üks võti.
Inglise keeles öeldakse, et „Devil is in he details“ – peab nõustuma:)!

Kas Sa oskad välja tuua mingit läbivat möödalaskmist ettevõtte peol/sündmusel, mida oled korduvalt näinud?

Teatud formaatidel ei saa liiga rangelt olla ajakavas kinni – tuleb tunnetada ja vaadata kohapeal vastavalt energiale.
Söök ja jook koguseliselt peaks olema alati korralikult kaetud enne kui panustatakse meelelahutusse. Tühja kõhuga ei naudiks ka täiel rinnal maailmanimesidJ.
Hea pidu lõppeb alati siis kui natukene sooviks veel. Sama reegel kehtib kogu meelelahutusele. Üllatusartisti mõjumine ja energia võib olla palju parem näiteks mõne looga, kui et teha tund aega jutti.

Suur aitäh Andresele!